Confluence Data Center
IT-Dokumentation
für einen führenden Energiebetreiber, der seine IT-Dokumentation zentralisieren und optimieren möchte
Das Problem: keine klare IT-Dokumentation!
Ein großer Energiebetreiber stand vor der Herausforderung, ein effizientes und sicheres IT-Dokumentationssystem zu implementieren. Bisher waren Dokumentationen an verschiedenen Orten wie Sharepoints, Teams Räumen und Notizprogrammen abgelegt, oder gar nicht aktiv geführt. Diese Art der „Dokumentation“ war schwer bis gar nicht durchsuchbar, was zu ineffizienten Arbeitsprozessen und Verzögerungen führte. Es war dringend Zeit ein System einzuführen, welches den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht wurde. Es fehlte an einer strukturierten, leicht zugänglichen und sicheren Plattform zur Verwaltung technischer Dokumentationen, Betriebskonzepte und Service Dokumentationen. Die Notwendigkeit, sensible Informationen sicher zu verwalten und gleichzeitig eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen IT- und Nicht-IT-Mitarbeitenden beim Dokumentieren zu ermöglichen, stellte eine zusätzliche Herausforderung dar.
Unsere Lösung: Confluence IT-Dokumentation
Nach einer gründlichen Analyse der bestehenden Herausforderungen und Anforderungen des Energiebetreibers haben wir eine maßgeschneiderte Lösung auf Basis von Confluence Data Center für das Unternehmen entwickelt. Um die Herausforderungen und Anforderungen genauer zu verstehen haben wir mit einem Anforderungsworkshop begonnen, bei dem wir gemeinsam mit dem Kunden die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen definierten.
Im Anschluss haben wir eine durchdachte Struktur für das System konzipiert, einschließlich eines Rollenkonzepts und der Planung der Anbindung an Active Directory (AD), um die Sicherheit kritischer Informationen zu gewährleisten und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern. Wir haben den Kunden weiterhin unterstützt maßgeschneiderte Templates für technische Dokumentationen und Betriebskonzepte zu erstellen, und diese strukturiert in Bereichen abzulegen, um sie einfach auffindbar zu machen.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil unserer Lösung war die Einführung eines Freigabeworkflows zum Dokumentenreview und eines umfassenden Leitfadens, der Mitarbeitende bei der effizienten Nutzung des Confluence Systems unterstützt. Das System wurde optisch ansprechend und benutzerfreundlich gestaltet, und durch kontinuierliche Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback weiter optimiert.
Abschließend führten wir umfassende Schulungen durch, um nicht nur mit Hilfe des Leitfadens sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue System effizient nutzen konnten. Zusätzlich haben wir für den Energiebetreiber einen speziellen Kollaborationsbereich eingerichtet, welcher die Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilungen sowie zwischen den IT-Abteilungen und externen Mitarbeitenden ermöglichten und förderten.
Die Leistungen im Überblick
Kundenorientierter Anforderungsworkshop
In einem initialen Workshop ermittelten wir gemeinsam mit dem Kunden die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens. Dabei wurde der aktuelle Kenntnisstand in Bezug auf Confluence erfasst und die Anforderungen an das neue System genau in Arbeitspaketen definiert.
Strukturierung des Confluence IT-Dokumentations-Systems
Wir haben eine klare und nachvollziehbare Struktur für verschiedene Bereiche innerhalb des Confluence-Systems entwickelt. Dazu gehörten ein detailliertes Rollenkonzept und ein Rechtekonzept, um den sicheren Zugriff auf kritische Informationen zu gewährleisten. Die Anbindung an das Active Directory (AD) wurde geplant, um sicherzustellen, dass IT-externe Mitarbeitende trotzdem effektiv mit bestimmten Dokumentationen im Confluence System arbeiten können.
Umsetzung von Templates und Metadaten
Mit den Mitarbeitenden zusammen haben wir maßgeschneiderte Templates für technische Dokumentationen und Betriebskonzepte erstellt, welche sich mit einem einfachen Knopfdruck in den Bereichen erstellen lassen. Zudem haben wir in den Dokumentationsvorlagen Metadaten implementiert, um die Suche und Strukturierung der Dokumente zu verbessern.
Freigabeworkflows für Dokumentenreviews
Unsere Experten haben einen strukturierten Freigabeworkflow für die Dokumentationen implementiert, um die Qualität und Konsistenz der Dokumentationen sicherzustellen. Mit dem Workflow wird sichergestellt, dass Dokumentationen gemäß der Richtlinien im Unternehmen mindestens einmal im Jahr überprüft werden.
Systemaufbau und User Experience
Das Confluence-System wurde optisch ansprechend und benutzerfreundlich gestaltet. Durch konstante Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback haben wir das System kontinuierlich optimiert.
Schulungen und Leitfaden
Wir stellen immer sicher, dass die Kunden am Ende ein System besitzen, welches Ihre Bedürfnisse erfüllt, und welches sie auf Wunsch auch selbst pflegen können. Um dies sicherzustellen haben wir einen umfassenden Leitfaden angelegt, der die User bei der Nutzung des neuen Systems unterstützt. Außerdem haben wir Mitarbeitendenschulungen durchgeführt, die spezifisch auf das neu aufgebaute System ausgelegt sind und sicherstellen konnten, dass die IT Mitarbeitenden Confluence von Tag 1 an effizient nutzen und Ihre Systeme dokumentieren konnten.
Kollaborationsbereiche
Zusätzlich zu den Bereichen der IT Dokumentation wurde ein Kollaborationsbereich im System integriert. Dieser Bereich unterstützt die Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilungen, aber auch zwischen den verschiedenen Abteilungen und mit IT-externen Mitarbeitenden. Auf Projektbasis sowie in Abteilungsbereichen können die Mitarbeitenden nun effektiv zusammenzuarbeiten und relevante Informationen austauschen. In diesem Bereich wurde Usern auch eine standardisierte Vorlage für Besprechungsnotizen bereitgestellt.
Go-Live Unterstützung und Aftercare
Uns ist wichtig, dass die Mitarbeitenden das System nach seiner Erstellung auch wirklich nutzen - auch wenn sich Anforderungen an das System in Zukunft ändern. Deswegen unterstützen wir Kunden auch in der Go-Live Phase Ihres Projektes. Sollte es zu Problemen mit dem System kommen sind wir jederzeit erreichbar um die Funktionalität des Systems und seiner einzelnen Funktionen so schnell wie möglich wieder herzustellen. Für den Energiebetreiber haben wir seit Go-Live des Systems schon mehrere Anpassungen an den Dokumentations-Templates vorgenommen, neue Templates integriert die aus Unternehmensanforderungen entstanden sind, und bei Aspekten zur ISO Zertifizierung unterstützt.
Das Ergebnis: eine leuchtende IT-Dokumentation
Die Einführung von Confluence Data Center brachte für den Energiebetreiber zahlreiche Vorteile mit sich und führte zu signifikanten Verbesserungen in der IT-Dokumentation und der Zusammenarbeit im Unternehmen. Einer der größten Vorteile war die schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten in einer einzelnen Plattform, die nun als Single Source of Truth implementiert ist und Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Informationen erhöht. Durch die Nutzung von einheitlichen Templates, Metadaten und einem benutzerfreundlichen Systemdesign können Mitarbeitende nun schnell und einfach relevante Informationen zu Services und Systemen finden, was die Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag deutlich steigerte. Weiterhin unterstützt diese Standardisierung und verschiedene Confluence Funktionen die einfachere ISO-Zertifizierung in der IT, da sie sicherstellt, dass alle Dokumente konsistent und konform sind, und Änderungen immer nachverfolgt werden können.
Eine weitere Verbesserung die uns vom Kunden zurückgemeldet wurde ist die optimierte Zusammenarbeit. Der Kollaborationsbereich fördert die Zusammenarbeit und Organisation von Projekten und erleichterten die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern. Dies führt zu einer einheitlicheren und effektiveren Arbeitsweise in der IT-Abteilung des Unternehmens.
Mit dem neuen System und dem Rollen- und Freigabekonzept ist der Schutz kritischer Informationen innerhalb der Dokumentationen sichergestellt. Durch die Anbindung an Active Directory (AD) und die im System hinterlegten Gruppen und Berechtigungen kann der Zugriff auf vertrauliche Informationen sicher verwaltet werden, und IT-externen Mitarbeitende dennoch Zugang zu relevanten Dokumentationen gewährt werden. Somit ist eine hohe Sicherheitsstufe gewährleistet, ohne die Zusammenarbeit zu behindern.
Dank regelmäßiger Anpassungen und gezielter Schulungen konnten die Mitarbeitenden das Confluence IT-Dokumentations-System von Anfang an optimal nutzen und schnell mit der Dokumentation Ihrer Inhalte beginnen.
Dank der Einführung von Confluence konnte der Energiebetreiber seine IT-Dokumentation schneller verwalten, Sicherheitslücken minimieren und ISO-Compliance-Prozesse vereinfachen. Durch die nahtlose Zusammenarbeit zwischen IT und Nicht-IT-Personal wurde die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert.
Mehr Effizienz durch eine strahlende IT-Dokumentation
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Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen zu helfen Ihre Anforderungen zu identifizieren und die best mögliche Struktur für die IT-Dokumentation Ihres Unternehmens zu finden.