Confluence Cloud Wiki Wissensmanagementsystem
Confluence Cloud Wiki
für ein Textilunternehmen, welches eine einheitliche Wissensdatenbank für seine Prozessdokumentationen benötigt
Das Problem
Ein Textilunternehmen stand vor der Herausforderung, eine einheitliche Prozessdokumentation für alle Mitarbeiter zu erstellen. Die Dokumentation soll aktuellen und auch neuen Mitarbeitern zukünftig ermöglichen, wichtige Prozesse nachzuschlagen und generell als Wissensdatenbank dienen. Ein weiterer Grund warum das Projekt gestartet wurde war, dass Silodenken im Unternehmen verringert werden sollte. Weiterhin was das Ziel, dass weniger Informationen und Best Practices verloren gehen sollen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Um ein gut strukturiertes, einfach zu bedienendes Wiki aufzubauen wurden wir zur Unterstützung bei der Erstellung des Wiki beauftragt. Unser Ziel war es, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter an das System zu identifizieren, und auf dieser Basis eine benutzerfreundliche Plattform zu schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Prozesse einfach zu dokumentieren und die Wissensdatenbank zu nutzen.
Unsere Lösung: das Confluence Wiki auf Confluence Cloud
Zuerst wurde mit einer ausgewählten Gruppe der Mitarbeiter ein Anforderungsworkshop durchgeführt. Hier wurde evaluiert, mit welches Ziel an das Atlassian Confluence Wissensmanagement Projekt herangegangen wird, welche Funktionen für das Wiki unbedingt nötig sind, welche eher Nice-To-Have sind, und wie der aktuelle Stand der Confluence Erfahrung im Unternehmen einzuschätzen ist. Außerdem wurde an dieser Stelle die Entscheidung von Confluence Data Center oder Cloud getroffen, da deutlich wurde, dass der Kunde bereits eine Confluence Cloud Lizenz besitzt.
Auf Basis dieser Informationen haben unsere Experten die grundlegende Struktur für ein übersichtliches Wiki entwickelt, das die Anforderungen des Textilunternehmens erfüllt. In Zusammenarbeit mit dem Kunden wurde dieser Entwurf besprochen und angepasst. Wir haben dem Kunden hilfreiche Apps vorgestellt, um die Funktionalität und Usability des Wiki zu erhöhen, und haben Testversionen der Anwendungen auf dem System des Kunden installiert, damit dieser die Funktionen selbst testen konnte.
Anhand bereits bestehender Prozessdokumentationen wurde eine einheitliche Vorlage für die zukünftige Dokumentation entwickelt, welche unsere Experten in einen einfachen Dokumentations-Erstellungs-Prozess eingebunden haben. Im zukünftigen Atlassian Confluence Wiki bedarf es nun nur noch einem Klick, um eine neue Dokumentation anzulegen. Daraufhin muss lediglich das Template ausgefüllt werden, und es entsteht eine einheitliche Wissensdatenbank, welche sowohl das Anlegen als auch das Finden von Informationen für Mitarbeiter erleichtert.
Darüber hinaus haben wir Such- und Filterfunktionen implementiert, um die Navigation und Suche innerhalb des Wikis zu erleichtern und auch bei vielen angelegten Dokumentationen eine gute Übersicht zu bewahren. Mitarbeiter können nun nach relevanten Prozessen oder Stichwörtern suchen und dadurch effizienter Informationen finden. Zusätzlich haben wir ein globales Abkürzungsverzeichnis in Confluence Wiki integriert, um die Verständlichkeit der Informationen auch über verschiedene Abteilungen im Unternehmen sicherzustellen.
Die Leistungen im Überblick
Anforderungsanalyse durch Anforderungworkshop
Wir analysieren die Anforderungen des Kunden an das Projekt und an das gewünschte Endergebnis in einem interaktiven Anforderungsworkshop. Hier evaluieren wir die nötigen Funktionen und Strukturvorstellungen an das System und informieren uns über die Atlassian Confluence Erfahrung der Mitarbeiter.
Strukturierung des Atlassian Confluence Cloud Wiki
Auf Basis der Anforderungen kreieren wir einen ersten Entwurf wie das Atlassian Confluence System für den Kunden aufgebaut werden kann, welche Bereiche und Seiten es haben sollte, etc. Dieser Entwurf wird mit dem Kunden besprochen und ggf. im Laufe des ganzen Projektes iterativ überarbeitet.
Einheitliche Vorlagen für Dokumentationen
Wir ermöglichen dem Kunden eine intuitive Dokumentation, durch unsere erprobte Atlassian Confluence Template Struktur. Endnutzer können mit nur einem Klick mehrseitige Templates anlegen, und durch Ausfüllhinweise einfach einheitliche Dokumentationen erstellen, welche den Mitarbeitern das Anlegen und die Informationssuche vereinfachen.
Individuelle Funktionen durch ausgewählte Confluence Apps
Unsere Experten nutzen Ihren Überblick über zusätzliche Confluence Apps um den Kunden zu helfen auch Anforderungen zu erfüllen, welche in den Atlassian Confluence Grundfunktionen nicht umsetzbar sind. Für diesen Kunden haben wir mit Metadaten eine vereinfachte Suche und Filterung der angelegten Dokumentationen ermöglicht, und sichergestellt, dass grundlegende Informationen zu den Dokumenten immer schnell und einfach auffindbar sind.
Iterative Anpassung des Atlassian Confluence Wiki mit Kunden
Wir stellen sicher, dass die Kunden am Ende ein System besitzen, welches Ihre Bedürfnisse erfüllt, und welches Sie selbst pflegen können. Deswegen werden die Kunden nach Wunsch bei allen Schritten des Prozesses und der Umsetzung integriert. Inhalte und Struktur werden bei geänderten Anforderungen des Kunden angepasst, und ein Verständnis für die Funktion und Bedienung des Systems wird sichergestellt.
Go-Live Unterstützung und Aftercare
Uns ist wichtig, dass die Mitarbeiter das System nach seiner Erstellung auch nutzen. Deswegen unterstützen wir Kunden auch in der Go-Live Phase Ihres Projektes. Sollte es zu Problemen mit dem System kommen sind wir jederzeit erreichbar um die Funktionalität des Systems und seiner einzelnen Funktionen so schnell wie möglich wieder herzustellen.
Das Ergebnis: ein intutives Atlassian Confluence Wiki
Dank unserer Atlassian Confluence Experten konnte das Textilunternehmen ein gut strukturiertes und benutzerfreundliches Unternehmenswiki einführen. Die Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, schnell und einfach einheitliche Prozessdokumentationen anzulegen und auf alle relevanten Informationen zuzugreifen. Durch die effiziente Möglichkeit zur Dokumentation der Prozesse und die Schaffung einer umfassenden Wissensdatenbank hat das Unternehmen einen wichtigen Schritt getan, das Silodenken im Unternehmen zu reduzieren, und Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter zugänglich festzuhalten. So wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter eine umfassende Wissensdatenbank zur Verfügung haben, die nun auch zentral zugänglich ist, und Wissen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, nicht einfach verloren geht. Darüber hinaus bietet ein solches Wissensmanagementsystem weitere Vorteile wie die Förderung von Innovation durch den Austausch von Ideen, die Verbesserung der Entscheidungsfindung durch den Zugang zu relevanten Informationen und die Steigerung der Effizienz durch die Vermeidung von doppelten Arbeiten.
Es ist klar, dass die Implementierung eines Unternehmenswikis zahlreiche Vorteile, wie die zentrale Ablage und strukturierte Dokumentation von Prozessen, die Förderung des Wissenstransfers und die Verbesserung der Arbeitsabläufe bietet. Unsere Atlassian Confluence Experten haben erfolgreich dazu beigetragen, die spezifischen Anforderungen des Textilunternehmens zu analysieren und eine effektive Lösung für den Aufbau eines Unternehmenswikis bereitzustellen. Auch die Umsetzung wurde in enger Absprache mit dem Kunden von uns übernommen, um dem Unternehmen wichtige Zeit zu sparen, und das Wiki so schnell wie möglich betriebsfertig bereit zu stellen.
Könnte Ihr Unternehmen auch von einem einfachen, intuitiven und effizienten Confluence Wiki profitieren?
Egal ob Sie mit mit Confluence Cloud oder Datacenter arbeiten, oder noch nie von Atlassian Confluence gehört haben. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf um heraus zu finden, wie JL.Digital Sie unterstützen kann.
Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen zu helfen Ihre Anforderungen zu identifizieren und die best mögliche Wissensmanagement Lösung für Ihr Unternehmens zu finden.