SAP Transformation mit Confluence bei einem Energieversorger
Zentrales Wissensmanagement für eine SAP Transformation von R3 zu S4 Für einen Energieversorger um Systemanpassungen und Entwicklungen strukturiert zu dokumentieren Mehr zu unseren Confluence Leistungen Das Problem: Bevorstehe SAP Transformation von R/3 zu S/4 Ein Energieversorger im Wandel: Die bevorstehende SAP Transformation von R/3 zu S/4 sowie die Integration mehrerer fusionierter Unternehmen führten zu umfangreichen Systemanpassungen und Entwicklungsbedarfen. Um diese Veränderungen zu planen, koordinieren und langfristig nachvollziehbar zu dokumentieren, sollte eine zentrale Plattform für das Programm entstehen. Es brauchte eine Plattform die nicht nur die Anforderungs-Planung zwischen Projekten ermöglicht, sondern auch Umsetzungsdokumentation und Übergabedokumentationen vereinfachen. Da im Unternehmen bereits erfolgreich für die Wissensdokumentation der IT Abteilung Confluence eingesetzt wird, wurde sich auch für das Programm schnell für Atlassian Confluence entschieden. In einem eigenen Confluence-Bereich sollten Fachabteilungen ihre Planung, Prozesse, Entwicklungen und Best Practices zur SAP Transformation dokumentieren können. Aufgrund fehlender interner Kapazitäten und dem Wunsch nach einer nachhaltig nutzbaren Struktur wurde JL.Digital als externe Partner beauftragt. Durch unsere Erfahrung mit der IT-Dokumentation im Unternehmen und unser technisches Fachwissen konnten wir das Unternehmen dabei unterstützen, ein strukturiertes Projekt-Wiki aufsetzen. Ziel war es, eine Plattform zu schaffen, die sowohl die aktuellen Transformationsprozesse in der Planung und Umsetzung unterstützt als auch langfristig als zentrale Wissensressource dient. Unsere Lösung: Ein Confluence Wiki zur Prozess- & Anforderungsdokumentation der SAP Transformation Im Rahmen eines umfassenden Wissensmanagement-Projekts mit Atlassian Confluence wurde zu Beginn ein strukturierter Anforderungsworkshop durchgeführt – gemeinsam mit der Programmleitung, Projektverantwortlichen und externen SAP-Beratern. Ziel war es, ein gemeinsames Verständnis für den Zweck des Wikis zu schaffen: Welche Inhalte sollen künftig dokumentiert werden, welche Funktionen sind, essenziell und wie vertraut sind die Mitarbeitenden bereits mit Confluence? Basierend auf den Ergebnissen entwickelten wir eine übersichtliche, an das Programm angepasste Struktur im Confluence-Bereich. Diese wurde um speziell entwickelte Templates für Anforderungs- und Prozessdokumentationen ergänzt – mit Verweisen zu ServiceNow und der Möglichkeit, Inhalte dank Metadaten nach Prozessen, Meilensteinen, beteiligten Projekten und weiteren wichtigen Stammdaten zu filtern. Auch eine Vorlage für Umsetzungsdokumentationen wurde bereits im Bereich integriert, um Customizing-Einstellungen zu dokumentieren, sobald diese eingerichtet werden, und die Übergabe an die IT nach Programm-Abschluss zu vereinfachen, Jedes der Teilprojekte hat zusätzlich einen eigenen Confluence Bereich erhalten, um projektinterne Informationen abzulegen, mit einer einfachen Vorlage strukturiert Besprechungsnotizen anzulegen oder mit draw.io grafisch ihre System- und Projekt-Planungen aufzubereiten. Besonderes Augenmerk lag auf der Benutzerfreundlichkeit: Ein zentraler Leitfadenbereich mit Videoanleitungen unterstützt Nutzer bei der Erstellung und Pflege von Inhalten – auch ohne Erfahrung mit Confluence. Über vorbereitete Vorlagen lassen sich neue Anforderungen oder Prozesse per Klick anlegen. Auch projektspezifische Templates, z. B. für technische Schnittstellendokumentationen, wurden ergänzt. Das Design sowie die Nutzerführung wurden dem Programm-Layout angepasst, um eine konsistente User Experience zu gewährleisten. Wir unterstützten außerdem bei der Migration bestehender Inhalte aus einem alten Confluence Cloud System in die DataCenter Instanz, und begleiteten die teilautomatisierte Übertragung relevanter Inhalte aus ServiceNow in Confluence Metadaten per RPA-Lösung. Zusätzlich übernahmen wir die Beratung zur Nutzer- und Berechtigungsverwaltung. Nach dem Go-Live begleiteten wir das Projekt weiterhin aktiv – durch regelmäßige Sprechstunden, direkte Ansprechbarkeit für alle Nutzerfragen und kontinuierliche Optimierung der Umgebung. So kann Confluence das Programm effektiv bei der Planung, Umsetzungsübersicht und Übergabedokumentation unterstützen. Wissensmanagement für eine SAP Transformation: Die von der JL.Digital GmbH erbrachten Leistungen im Überblick Anforderungsabstimmung mit dem Programm Wir koordinieren die Abstimmung mit der Programmleitung, Projektleitungen und externen Berater, um Anforderungen aus dem SAP-Kontext systematisch zu erfassen und im Confluence-Bereich passgenau abzubilden. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis zur Abbildung von Projekt- und Prozessanforderungen. Templates für Dokumentation & Prozesse Wir erstellen zentrale Templates in Confluence zur strukturierten Erfassung von Anforderungen und Prozessen – mit Referenz zu ServiceNow. Diese Vorlagen sind anpassbar und ermöglichen eine einheitliche sowie filterbare Dokumentation im gesamten Programm. Strukturierter Anforderungskatalog mit Metadaten Die Anforderungen werden in einem übersichtlichen Katalog strukturiert und mit Metadaten versehen. So können Projekte ihre Inhalte leicht filtern – nach Meilenstein, Prozess oder Fachbereich – und behalten jederzeit den Überblick. Nutzerverwaltung & Berechtigungen Wir unterstützen bei der Nutzer- und Rechtesteuerung, damit jede:r genau die Inhalte sieht und bearbeiten kann, die relevant sind – DSGVO-konform und nachvollziehbar. Datenübertragung via RPA aus ServiceNow Zur Automatisierung unterstützen wir bei der Übertragung von Anforderungen aus ServiceNow in strukturierte Confluence-Vorlagen – mithilfe einer in der IT individuell konfigurierten RPA-Lösung. Anpassbare Templates & Erweiterungen Neben Basis-Vorlagen entwickeln wir projektspezifische Templates, z. B. für Schnittstellendokumentation oder besondere Projektbedarfe. Diese können flexibel erweitert und angepasst werden – je nach Bedarf im Projekt. Projekt Spaces Jedes Teilprojekt erhält im Confluence Bereich seinen eigenen Abschnitt in dem alle Informationen der Projektleitenden und Projektteilnehmenden in einer eigenen Struktur abgelegt und kollaborativ bearbeitet werden können. Migration bestehender Inhalte Bestehende Inhalte aus einem Confluence Cloud System werden strukturiert migriert und in die neue Umgebung integriert – mit Rücksicht auf vorhandene Strukturen und Inhalte. Das Ergebnis: Ein zentrales Wissens- und Dokumentationssystem für die SAP Transformation Durch die Unterstützung unserer Atlassian Confluence Experten konnte ein zentrales Wissens- und Dokumentationssystem implementiert werden, das den speziellen Anforderungen eines groß angelegten Programms gerecht wird. In enger Verzahnung mit ServiceNow, in dem die operative Projektsteuerung, Ressourcenplanung und Aufgabenverfolgung erfolgt, dient Confluence als zentrale Plattform zur Planung und Dokumentation von Anforderungen und Umsetzungen (Realize-Dokumentationen). Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, interne Planungs- und Koordinationsinformationen strukturiert abzulegen und allen Projektbeteiligten zugänglich zu machen. Durch den gezielten Einsatz von Metadaten erhalten die Projektteams einen schnellen Überblick über dokumentierte Anforderungen, Prozessstände und Meilensteine – auch über mehrere Teilprojekte hinweg. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die durchgängige Betreuung durch unsere Experten, die nicht nur bei der technischen Einrichtung und Konzeption unterstützten, sondern auch als verlässliche Ansprechpartner für alle fachlichen und strukturellen Fragen zur Verfügung standen – für neue Teammitglieder ebenso wie für erfahrene Projektverantwortliche. So wurde sichergestellt, dass Inhalte sinnvoll strukturiert, korrekt eingeordnet und langfristig pflegbar sind, und, dass auch Nutzer ohne Confluence Erfahrung sich nicht mit dem neuen Tool allein gelassen fühlen. Die Einführung eines zentralen Projektmanagement- und Wissenssystems hat nicht nur die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb des Programms deutlich erhöht, sondern auch den Wissenstransfer gestärkt und die Projektarbeit effizienter gestaltet. Durch die enge Abstimmung mit den Verantwortlichen konnte das…
