Effektives Wissensmanagement mit Confluence Data Center
für eine Werft, die internes Wissen und Probleme besser dokumentieren möchte
Das Problem
Eine Werft ist mit uns in Kontakt getreten, da das Unternehmen vor der Herausforderung stand, ein effizientes Confluence Wissensmanagement System zu implementieren, um den wachsenden Anforderungen an die Dokumentation von Lessons Learned, dem Austausch von Informationen und der Zusammenarbeit gerecht zu werden. Die bisher bestehende Vorgehensweise war unstrukturiert, und Informationen waren über verschiedene Systeme verteilt. Es wurde der Wunsch nach einer zentralen Plattform laut, auf der Wissen festgehalten werden kann. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die ihre spezifischen Anforderungen erfüllen konnte und gleichzeitig benutzerfreundlich und ansprechend gestaltet war.
Unsere Lösung
Um die Herausforderungen der Werft zu bewältigen, haben wir ein maßgeschneidertes Confluence Wissensmanagement System mit Atlassian Confluence aufgebaut. Angefangen mit einem umfangreichen Anforderungsworkshop, bei dem wir gemeinsam mit dem Unternehmen die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen ermittelt haben. Besonders wichtig war es auch hier das vorhandene Erfahrungsniveau im Umgang mit Confluence herauszufinden, um die Lösung am Ende so userfreundlich wie möglich zu gestalten.
Aufbauend auf den Erkenntnissen des Workshops haben wir eine klare Struktur für das neue Atlassian Confluence System konzipiert.
Es wurden Templates für sowohl Lessons Learned, als auch aufkommende Probleme während Arbeitsprozessen im Unternehmen entwickelt, damit Informationen in Zukunft übersichtlich und einheitlich festgehalten werden können. Mit Hilfe von Metadaten haben wir sichergestellt, dass auch bei einer Vielzahl angelegter Dokumentationen immer sichergestellt werden kann, dass die Lessons Learned einfach zu filtern sind, und relevante Informationen schnell auffindbar sind.
Für die Probleme wurde mit Metadaten ein System angelegt, welches diese automatisch zu themenspezifischen Workshop Übersichtsseiten zuordnet, damit die Probleme in regelmäßigen Abständen in Meetings besprochen und geklärt werden können. Durch dieses System wird eine effektivere Problemlösung und Zusammenarbeit im Unternehmen gewährleistet.
Nachdem die Struktur des Systems geplant war, haben wir es optisch ansprechend, benutzerfreundlich und mit klarer Navigation auf unseren eigenen Servern aufgebaut, und dann auf die Confluence Data Center Instanz des Unternehmens übertragen. Dies war ein notwendiges Vorgehen, da das System des Kunden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen auf geschützten eigenen Servern liegt, auf die wir Remote nur zu begrenzten Zeiträumen Zugriff hatten.
Nachdem das System intern im Unternehmen getestet wurde, haben wir ein weiteres Mal Zugriff auf das System erhalten, und haben die in Absprache mit dem Kunden erarbeiteten Änderungswünsche, welche in diesem Live Test aufgekommen sind, in das System eingepflegt. So wurde sichergestellt, dass auch Anforderungen und Wünsche, die im Anforderungsworkshop eventuell noch nicht bedacht wurden, im finalen System integriert wurden.
Die Leistungen im Überblick: Confluence Wissensmanagement System
Anforderungsanalyse durch Anforderungworkshop
Wir analysieren die Anforderungen des Kunden an das Projekt und an das gewünschte Endergebnis in einem interaktiven Anforderungsworkshop. Hier evaluieren wir die nötigen Funktionen und Strukturvorstellungen an das System und informieren uns über die Atlassian Confluence Erfahrung der Mitarbeiter.
Strukturierung des Atassian Confluence Wiki
Auf Basis der Anforderungen kreieren wir einen ersten Entwurf wie das Atlassian Confluence System für den Kunden aufgebaut werden kann, welche Bereiche und Seiten es haben sollte, etc. Dieser Entwurf wird mit dem Kunden besprochen und ggf. im Laufe des ganzen Projektes iterativ überarbeitet.
Einheitliche Vorlagen für Dokumentationen
Wir ermöglichen dem Kunden eine intuitive Dokumentation, durch unsere erprobte Atlassian Confluence Template Struktur. Endnutzer können mit nur einem Klick mehrseitige Templates anlegen, und durch Ausfüllhinweise einfach einheitliche Dokumentationen erstellen, welche den Mitarbeitern das Anlegen und die Informationssuche vereinfachen.
Individuelle Funktionen durch ausgewählte Confluence Apps
Unsere Experten nutzen Ihren Überblick über zusätzliche Atlassian Confluence Apps um den Kunden zu helfen auch Anforderungen zu erfüllen, welche in den Confluence Grundfunktionen nicht umsetzbar sind. Für diesen Kunden haben wir mit Metadaten eine vereinfachte Suche und Filterung der angelegten Dokumentationen ermöglicht, weiterhin haben wir erweiterte Suchfunktionen integriert, um sicherzustellen, dass Informationen zu Lessons Learned und aktuellen Problemen immer schnell und einfach auffindbar sind.
Iterative Anpassung des Systems mit Kunden
Wir stellen sicher, dass die Kunden am Ende ein System besitzen, welches Ihre Bedürfnisse erfüllt, und welches Sie selbst pflegen können. Deswegen werden die Kunden nach Wunsch bei allen Schritten des Prozesses und der Umsetzung integriert. Inhalte wurden nach dem ersten Test des Systems durch den Kunden angepasst, und ein Verständnis für die Funktion und Bedienung des Systems wird sichergestellt.
Übertragung auf Kundenserver
Da der Kunde eine Confluence Data Center Instanz mit sehr geringem Außenzugriff betreibt, um strengen Datenschutz Regularien gerecht zu werden, konnten wir das System nicht von Anfang an auf den Servern des Kunden aufbauen. Wir haben es stattdessen auf unseren eigenen Servern designt und mit dem Kunden den Fortschritt besprochen. Am Ende brauchten wir lediglich eine kurze Zeit Zugriff auf das System des Kunden, um das Confluence Wissensmanagement System zu importieren und die Funktionalität sicherzustellen.
Das Ergebnis
Durch die enge Zusammenarbeit mit der Werft konnte JL.Digital ein Atlassian Confluence System entwickeln, dass den im Anforderungsworkshop identifizierten Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird und eine positive Benutzererfahrung bietet.
Das Confluence Wissensmanagementsystem hat der Werft dabei geholfen, einen gut strukturierten Ablageort für Lessons Learned Dokumentationen und Probleme in Arbeitsprozessen zu kreieren. Weiterhin bietet es die Chance, Zusammenarbeitsprozesse signifikant zu verbessern. Durch die klare Struktur und die effiziente Organisation des Wissens können Mitarbeiter:innen nun schnell und einfach auf relevante Informationen zugreifen. Das System ermöglichte eine reibungslose thematische Sortierung von Problemen zu Workshops, um Komplikationen während Arbeitsprozessen effektiv zu lösen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess voranzutreiben.
Die benutzerfreundliche Oberflächengestaltung des Systems vereinfacht es Mitarbeiter:innen, das Confluence Wissensmanagementsystem zu nutzten und aktiv zu pflegen. Erfahrungen und Know-how können effektiver und systematischer im Unternehmen wurden erfasst werden. Diese Informationen können für zukünftige Projekte und Entscheidungen im Unternehmen genutzt werden und Prozesse zukünftig optimieren.
Wir unterstützen Kunden nicht nur bei der Erstellung von effizienten Confluence Wissensmanagement Systemen mit Confluence DataCenter, wir helfen Ihnen auch gerne bei der Konzipierung und Implementierung von Confluence Cloud Systemen weiter. Finden Sie heraus, wie wir ein Textilunternehmen dabei unterstützt haben, ihren internen Dokumentationsprozess zu vereinfachen und damit einheitlicher und mitarbeiterfreundlicher zu gestalten:
Wir unterstützen Sie, Ihr Wissensmanagement zu optimieren!
Wir helfen Ihnen dabei, Ihre spezifischen Anforderungen zu verstehen und eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
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