Monats-Archive:: Mai 2025

Einheitliche IT Dokumentation

Einheitliche IT Dokumentation mit Confluence Für einen Energieversorger – weg von unstrukturierten Ordnern, hin zum zentralen Wissensmanagement Unsere Confluence Leistungen Das Problem: Benötigte einheitlich IT Dokumentation Ein Energieversorger stand vor der Herausforderung, eine unternehmensweit einheitliche IT-Dokumentation zu etablieren. Bislang war Wissen dezentral und unstrukturiert abgelegt – verteilt über Dateiablagen, SharePoint, E-Mails, OneNote oder ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeitenden. Diese Situation erschwerte den Wissensaustausch und führte auch zu Doppelarbeiten und ineffizienten Prozessen.Im Unternehmen gab es klare Anforderungen an eine zukunftsfähige Wissensplattform und IT Dokumentation: Die neue Lösung sollte die systematische Dokumentation von IT-Strukturen, Verantwortlichkeiten und Prozessen ermöglichen – abgestimmt auf definierte Arbeitspakete und interne Standards. Was fehlte, waren jedoch die internen Kapazitäten und das spezifische Know-how, um diese Anforderungen umzusetzen.Um diesen Bedarf zu decken, wurde JL.Digital als externer Partner beauftragt, um eine zentrale Wissensmanagement Lösung mit Confluence aufzubauen. Unser Auftrag: die Umsetzung eines benutzerfreundlichen und strukturierten Wikis, das die konkreten Vorstellungen des Unternehmens in eine nachhaltige Dokumentationslösung überführt. Unsere Lösung: Ein zentrales, CI-konformes Confluence-Wiki für strukturierte IT Dokumentation & digitale Freigabeprozesse Im Rahmen der Einführung eines zentralen IT-Dokumentationssystems mit Atlassian Confluence fand zu Beginn ein strukturierter Anforderungsworkshop statt. Ziel war es, gemeinsam mit IT-Verantwortlichen die Anforderungen an Inhalte, Zugriff und Gestaltung zu klären – unter besonderer Berücksichtigung der Strukturen und Vorgaben, die bereits im Unternehmen definiert waren. Auf Basis der Ergebnisse wurden standardisierte Templates entwickelt, mit denen sich mehrseitige Dokumentationen per Klick erstellen lassen – darunter Vorlagen für Services, technische Dokumentationen und Betriebsdokumentationen. Alle Vorlagen beinhalten klare Ausfüllhinweise und sind im unternehmenskonformen Layout gestaltet. Zur grafischen Abbildung von Prozessen und Architekturen wurde Draw.io mit den speziellen im Unternehmen verwendeten BEMD-Icons integriert. Das Design der Confluence-Bereiche wurde im Corporate Design umgesetzt – mit intuitiver Navigation und individuell gestalteten Grafikelementen.Ein differenziertes Berechtigungs- und Rollenkonzept regelt den Zugriff: IT-interne Inhalte sind standardmäßig geschützt, können aber gezielt für andere Nutzergruppen wie Fachbereiche oder externe Consultants freigegeben werden. Die Rechtevergabe erfolgt größtenteils automatisiert über AD-Gruppen.Für offizielle und prüfpflichtige Inhalte wurde ein digitaler Freigabe-Workflow implementiert, der unter anderem Ablaufdaten, mehrstufige Prüfprozesse und lückenlose Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Zudem erinnern automatische Hinweise an regelmäßige inhaltliche Reviews, um einfach eine ISO konforme Dokumentation zu ermöglichen.Ein spezieller PDF-Export ermöglicht revisionssichere Dokumente im Design der Firma– z. B. für Zertifizierungen im Rahmen des ISMS. Zusätzlich wurden separate Kollaborationsbereiche für die IT Abteilungen eingerichtet, die sowohl interne Abstimmung als auch bereichsübergreifende Projektarbeit unterstützen.Zur nachhaltigen Nutzung wurden ein interaktiver Doku-Leitfaden im System verankert sowie regelmäßige Schulungen für Redaktionsteam und Anwender durchgeführt. Auch nach dem Go-Live begleiten wir den Energiebetreiber weiterhin durch Beratung, Nutzersupport, Workshops und konzeptionelle Weiterentwicklung.So entstand ein leistungsfähiges, CI-konformes Dokumentationssystem, das die Wissensarbeit im Unternehmen effizient und skalierbar unterstützt, Wissensverlust verringert und Wissenstransfer innerhalb und zwischen Abteilungen vereinfacht. Die Leistungen zur IT Dokumentation in Confluence Anforderungsworkshop & Arbeitspaketverteilung Zu Beginn wird in einem strukturierten Workshop die Zielsetzung geschärft und die Anforderungen gesammelt. Anschließend erfolgt eine gezielte Verteilung von Arbeitspaketen an die jeweiligen Verantwortlichen – transparent dokumentiert und klar priorisiert. Einheitliche Templates für die IT-Dokumentation Wir richten eine durchdachte Template-Struktur ein, mit der sich auf Knopfdruck mehrseitige Dokumentationsvorlagen erzeugen lassen – inklusive klarer Ausfüllhinweise. Von einheitlichen IT-Dokumentationen bis hin zu Besprechungsprotokollen sorgen Vorlagen in Confluence für Konsistenz und reduzieren den Dokumentationsaufwand erheblich. Grafische Dokumentation mit Draw.io & BEMD Icons Zur Architekturbeschreibung integrieren wir Draw.io als Makro in Confluence und entwickeln bei Bedarf -spezifische Vorlagen für den Kunden. Die Integration von im Unternehmen abgestimmten BEMD-Icons ermöglicht eine richtlinienkonforme, visuelle Darstellung von Prozessen. CI-konformes Look & Feel mit intuitiver Navigation Wir gestalten die Bereiche im Corporate Design des Unternehmens– inklusive einzigartiger Grafikelemente, klarer Seitenstruktur und einer intuitiven Navigation zwischen und innerhalb von Bereichen. Rollenkonzepte & Berechtigungssystem Ein flexibles und sicheres Berechtigungskonzept ermöglicht Zusammenarbeit und schützt vertrauliche Inhalte: – Getrennte IT- und Kollaborationsbereiche – Standardmäßig eingeschränkte Sichtbarkeit, mit gezielter Freigabeoption – AD-Gruppenbasierte Steuerung zur Reduktion von Verwaltungsaufwand Workflow für gelenkte Dokumente mit Freigabeprozess Für revisionssichere Dokumentation richten wir einen Freigabeworkflow über ein Confluence Macro ein. Dies ermöglicht hilfreiche weitere Features: – Digitale Freigabeprozesse mit Rollen (z. B. Prüfer, Freigeber) – Ablaufdaten, automatische Review-Erinnerungen – Lückenlose Änderungshistorie für Audits und Zertifizierungen Exportvorlage im firmeneigenen Layout Wir erstellen eine exportierbare Vorlage für offizielle Dokumente – mit Unterstützung für mehrere PDF-Layouts, z. B. für die ISMS-Zertifizierung, und konform zum Corporate Design. Kollaborationsbereiche für Teams & Projekte Neben IT-spezifischen Bereichen entstehen dedizierte Räume für interne IT-Zusammenarbeit Bereichsübergreifende Projektarbeit mit zugänglichen Vorlagen und abgestimmten Berechtigungen Schulungsmaterial & lebendiger Doku-Leitfaden Zur sicheren Nutzung des Systems erstellen wir: – Einen lebendigen Doku-Leitfaden direkt in Confluence – Interaktive Schulungen und Trainings für Redakteur:innen und normale Nutzende – abgestimmt auf das System und dessen Funktionsumfang Kontinuierliche Betreuung & Systemweiterentwicklung Auch nach Livegang sind wir Partner des Redaktionsteams und Ansprechpartner für Nutzer: – Fachlicher Support bei Fragen Regelmäßige Workshops zur Weiterentwicklung des Systems – Unterstützung bei neuen Konzepten und Systemanpassungen Das Ergebnis: Zentrale Wissensplattform und IT Dokumentation für bereichsübergreifende Zusammenarbeit und nachhaltiges IT-Wissen Durch die Einführung eines zentralen IT-Dokumentationssystems auf Basis von Atlassian Confluence wurde eine unternehmensweite Plattform geschaffen, die nicht nur eine einheitliche und strukturierte Wissensdokumentation ermöglicht, sondern vor allem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördert. Ursprünglich für die IT als Teilbereich des Unternehmens eingeführt, hat sich das System durch seine hohe Akzeptanz und den messbaren Nutzen so bewährt, dass nun Confluence auch für die übrigen Fachabteilungen und Projektteams im Unternehmen ausgerollt wird.Ein wesentlicher Vorteil von diesem Confluence System als Lösung liegt in der nachhaltigen Sicherung und strukturierten Aufbereitung von Wissen – ein entscheidender Faktor zur Vermeidung von Wissensverlust, insbesondere in dynamischen Projektumfeldern. Die Nutzung von Templates sorgt für Effizienz in der täglichen Arbeit, während standardisierte Workflows und nachvollziehbare Freigabeprozesse eine wertvolle Unterstützung bei Zertifizierungsvorhaben bieten. Detaillierte Änderungshistorien sorgen für Transparenz bei redaktionellen Anpassungen und erleichtern die Rückverfolgbarkeit von Inhalten.Besonders sensible Inhalte lassen sich durch seitenbasierte Berechtigungen gezielt schützen, was auch den Anforderungen im Umgang mit schützenswerten Informationen gerecht wird. Ergänzt wird das System durch klar definierte Zusammenarbeitsbereiche, die die Projektführung unterstützen und eine strukturierte Ablage relevanter Informationen und Planungsinhalte ermöglichen.Ein weiterer Erfolgsfaktor: die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur – dank SSO-Anbindung erfolgt der Zugang ohne zusätzliche Hürden,…

SAP Transformation mit Confluence bei einem Energieversorger

Zentrales Wissensmanagement für eine SAP Transformation von R3 zu S4 Für einen Energieversorger um Systemanpassungen und Entwicklungen strukturiert zu dokumentieren Mehr zu unseren Confluence Leistungen Das Problem: Bevorstehe SAP Transformation von R/3 zu S/4 Ein Energieversorger im Wandel: Die bevorstehende SAP Transformation von R/3 zu S/4 sowie die Integration mehrerer fusionierter Unternehmen führten zu umfangreichen Systemanpassungen und Entwicklungsbedarfen. Um diese Veränderungen zu planen, koordinieren und langfristig nachvollziehbar zu dokumentieren, sollte eine zentrale Plattform für das Programm entstehen. Es brauchte eine Plattform die nicht nur die Anforderungs-Planung zwischen Projekten ermöglicht, sondern auch Umsetzungsdokumentation und Übergabedokumentationen vereinfachen. Da im Unternehmen bereits erfolgreich für die Wissensdokumentation der IT Abteilung Confluence eingesetzt wird, wurde sich auch für das Programm schnell für Atlassian Confluence entschieden.  In einem eigenen Confluence-Bereich sollten Fachabteilungen ihre Planung, Prozesse, Entwicklungen und Best Practices zur SAP Transformation dokumentieren können. Aufgrund fehlender interner Kapazitäten und dem Wunsch nach einer nachhaltig nutzbaren Struktur wurde JL.Digital als externe Partner beauftragt. Durch unsere Erfahrung mit der IT-Dokumentation im Unternehmen und unser technisches Fachwissen konnten wir das Unternehmen dabei unterstützen, ein strukturiertes Projekt-Wiki aufsetzen. Ziel war es, eine Plattform zu schaffen, die sowohl die aktuellen Transformationsprozesse in der Planung und Umsetzung unterstützt als auch langfristig als zentrale Wissensressource dient.  Unsere Lösung: Ein Confluence Wiki zur Prozess- & Anforderungsdokumentation der SAP Transformation Im Rahmen eines umfassenden Wissensmanagement-Projekts mit Atlassian Confluence wurde zu Beginn ein strukturierter Anforderungsworkshop durchgeführt – gemeinsam mit der Programmleitung, Projektverantwortlichen und externen SAP-Beratern. Ziel war es, ein gemeinsames Verständnis für den Zweck des Wikis zu schaffen: Welche Inhalte sollen künftig dokumentiert werden, welche Funktionen sind, essenziell und wie vertraut sind die Mitarbeitenden bereits mit Confluence?   Basierend auf den Ergebnissen entwickelten wir eine übersichtliche, an das Programm angepasste Struktur im Confluence-Bereich. Diese wurde um speziell entwickelte Templates für Anforderungs- und Prozessdokumentationen ergänzt – mit Verweisen zu ServiceNow und der Möglichkeit, Inhalte dank Metadaten nach Prozessen, Meilensteinen, beteiligten Projekten und weiteren wichtigen Stammdaten zu filtern. Auch eine Vorlage für Umsetzungsdokumentationen wurde bereits im Bereich integriert, um Customizing-Einstellungen zu dokumentieren, sobald diese eingerichtet werden, und die Übergabe an die IT nach Programm-Abschluss zu vereinfachen,   Jedes der Teilprojekte hat zusätzlich einen eigenen Confluence Bereich erhalten, um projektinterne Informationen abzulegen, mit einer einfachen Vorlage strukturiert Besprechungsnotizen anzulegen oder mit draw.io grafisch ihre System- und Projekt-Planungen aufzubereiten.  Besonderes Augenmerk lag auf der Benutzerfreundlichkeit: Ein zentraler Leitfadenbereich mit Videoanleitungen unterstützt Nutzer bei der Erstellung und Pflege von Inhalten – auch ohne Erfahrung mit Confluence. Über vorbereitete Vorlagen lassen sich neue Anforderungen oder Prozesse per Klick anlegen. Auch projektspezifische Templates, z. B. für technische Schnittstellendokumentationen, wurden ergänzt. Das Design sowie die Nutzerführung wurden dem Programm-Layout angepasst, um eine konsistente User Experience zu gewährleisten.  Wir unterstützten außerdem bei der Migration bestehender Inhalte aus einem alten Confluence Cloud System in die DataCenter Instanz, und begleiteten die teilautomatisierte Übertragung relevanter Inhalte aus ServiceNow in Confluence Metadaten per RPA-Lösung. Zusätzlich übernahmen wir die Beratung zur Nutzer- und Berechtigungsverwaltung.  Nach dem Go-Live begleiteten wir das Projekt weiterhin aktiv – durch regelmäßige Sprechstunden, direkte Ansprechbarkeit für alle Nutzerfragen und kontinuierliche Optimierung der Umgebung. So kann Confluence das Programm effektiv bei der Planung, Umsetzungsübersicht und Übergabedokumentation unterstützen.  Wissensmanagement für eine SAP Transformation: Die von der JL.Digital GmbH erbrachten Leistungen im Überblick Anforderungsabstimmung mit dem Programm Wir koordinieren die Abstimmung mit der Programmleitung, Projektleitungen und externen Berater, um Anforderungen aus dem SAP-Kontext systematisch zu erfassen und im Confluence-Bereich passgenau abzubilden. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis zur Abbildung von Projekt- und Prozessanforderungen. Templates für Dokumentation & Prozesse Wir erstellen zentrale Templates in Confluence zur strukturierten Erfassung von Anforderungen und Prozessen – mit Referenz zu ServiceNow. Diese Vorlagen sind anpassbar und ermöglichen eine einheitliche sowie filterbare Dokumentation im gesamten Programm. Strukturierter Anforderungskatalog mit Metadaten Die Anforderungen werden in einem übersichtlichen Katalog strukturiert und mit Metadaten versehen. So können Projekte ihre Inhalte leicht filtern – nach Meilenstein, Prozess oder Fachbereich – und behalten jederzeit den Überblick. Nutzerverwaltung & Berechtigungen Wir unterstützen bei der Nutzer- und Rechtesteuerung, damit jede:r genau die Inhalte sieht und bearbeiten kann, die relevant sind – DSGVO-konform und nachvollziehbar. Datenübertragung via RPA aus ServiceNow Zur Automatisierung unterstützen wir bei der Übertragung von Anforderungen aus ServiceNow in strukturierte Confluence-Vorlagen – mithilfe einer in der IT individuell konfigurierten RPA-Lösung. Anpassbare Templates & Erweiterungen Neben Basis-Vorlagen entwickeln wir projektspezifische Templates, z. B. für Schnittstellendokumentation oder besondere Projektbedarfe. Diese können flexibel erweitert und angepasst werden – je nach Bedarf im Projekt. Projekt Spaces Jedes Teilprojekt erhält im Confluence Bereich seinen eigenen Abschnitt in dem alle Informationen der Projektleitenden und Projektteilnehmenden in einer eigenen Struktur abgelegt und kollaborativ bearbeitet werden können. Migration bestehender Inhalte Bestehende Inhalte aus einem Confluence Cloud System werden strukturiert migriert und in die neue Umgebung integriert – mit Rücksicht auf vorhandene Strukturen und Inhalte. Das Ergebnis: Ein zentrales Wissens- und Dokumentationssystem für die SAP Transformation Durch die Unterstützung unserer Atlassian Confluence Experten konnte ein zentrales Wissens- und Dokumentationssystem implementiert werden, das den speziellen Anforderungen eines groß angelegten Programms gerecht wird. In enger Verzahnung mit ServiceNow, in dem die operative Projektsteuerung, Ressourcenplanung und Aufgabenverfolgung erfolgt, dient Confluence als zentrale Plattform zur Planung und Dokumentation von Anforderungen und Umsetzungen (Realize-Dokumentationen). Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, interne Planungs- und Koordinationsinformationen strukturiert abzulegen und allen Projektbeteiligten zugänglich zu machen. Durch den gezielten Einsatz von Metadaten erhalten die Projektteams einen schnellen Überblick über dokumentierte Anforderungen, Prozessstände und Meilensteine – auch über mehrere Teilprojekte hinweg.  Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war dabei die durchgängige Betreuung durch unsere Experten, die nicht nur bei der technischen Einrichtung und Konzeption unterstützten, sondern auch als verlässliche Ansprechpartner für alle fachlichen und strukturellen Fragen zur Verfügung standen – für neue Teammitglieder ebenso wie für erfahrene Projektverantwortliche. So wurde sichergestellt, dass Inhalte sinnvoll strukturiert, korrekt eingeordnet und langfristig pflegbar sind, und, dass auch Nutzer ohne Confluence Erfahrung sich nicht mit dem neuen Tool allein gelassen fühlen. Die Einführung eines zentralen Projektmanagement- und Wissenssystems hat nicht nur die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb des Programms deutlich erhöht, sondern auch den Wissenstransfer gestärkt und die Projektarbeit effizienter gestaltet. Durch die enge Abstimmung mit den Verantwortlichen konnte das…